Jakarta – Pakar Komunikasi dan Motivator Nasional Dr Aqua Dwipayana menegaskan, komunikasi yang baik memainkan peran kunci dalam membentuk tim yang efektif. Karyawan yang dapat berkomunikasi dengan baik satu sama lain akan lebih mudah bekerja sama, memecahkan masalah, dan mencapai tujuan tim.
“Dengan memprioritaskan komunikasi yang baik, organisasi perusahaan dapat menciptakan budaya kerja yang mendukung pertumbuhan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan. Komunikasi yang baik antara karyawan dapat signifikan meningkatkan efektivitas kinerja secara keseluruhan dalam sebuah organisasi,” demikian ditegaskan Dr Aqua Dwipayana yang menjelang akhir pekan ini terus berkeliling Nusantara untuk bersilaturahim dan menyampaikan Sharing Komunikasi dan Motivasi kepada berbagai kalangan.
Pada Kamis 23 November 2023, doktor Komunikasi lulusan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Padjadjaran tersebut memberikan materi sharing bertajuk “Essential Communication Skills for Effective Performance” kepada hampir 300 peserta dari jajaran unsur pimpinan dan karyawan serta nasabah PT Permodalan Nasional Madani atau PNM.
Kegiatan dilangsungkan di Ballroom 1 dan 2 Hotel Santika Premiere Padang, Jalan Jenderal Ahmad Yani No. 20 Kota Padang, Sumatera Barat dengan peserta sekitar 300 orang (online dan offline). Mereka terdiri atas Pemimpin Cabang 10 orang, Wakil Pemimpin cabang 9 orang, Manajer Regional Mekaar 21 orang, Manajer Regional Pengawasan dan Monitoring 21 orang, Manajer Supporting 1 orang, Manajer Bisnis ULaMM 3 orang, Asisten Manajer Bisnis ULaMM 3 orang, Manajer Remedial 2 orang, Manajer Operasional 1, Kepala Area 198 orang, Kepala Unit Mekaar 12, Kepala Unit ULaMM 4, dan 50 orang nasabah.
Lebih jauh disampaikan pria ramah itu tentang urgensi hadirnya tim kerja yang efektif. Komunikasi yang baik memainkan peran kunci dalam membentuk tim yang efektif. Karyawan yang dapat berkomunikasi dengan baik satu sama lain akan lebih mudah bekerja sama, memecahkan masalah, dan mencapai tujuan tim.
Juga, ucap Dr Aqua Dwipayana, umpan balik yang konstruktif. Komunikasi terkait dengan umpan balik sangat penting. Karyawan yang menerima umpan balik yang konstruktif memiliki kesempatan untuk tumbuh dan meningkatkan kinerja mereka. Sebaliknya, memberikan umpan balik dengan cara yang jelas dan membangun dapat membantu memotivasi dan memandu karyawan.
“Karyawan yang dapat berkomunikasi secara efektif lebih mungkin terlibat dalam proses kolaborasi. Kolaborasi yang baik memungkinkan ide-ide inovatif berkembang, mempercepat penyelesaian masalah, dan memperkuat keterlibatan karyawan. Konflik dapat terjadi di setiap lingkungan kerja. Namun, karyawan yang dapat berkomunikasi dengan baik cenderung dapat menyelesaikan konflik dengan cara yang produktif dan membangun solusi yang lebih baik,” kata Dr Aqua Dwipayana menguraikan.
Komunikasi yang jelas dan terstruktur menurut motivator yang telah keliling Indonesia dan mancanegara ini, sangat penting dalam pengelolaan proyek. Karyawan yang dapat berkomunikasi dengan baik tentang tenggat waktu, tanggung jawab, dan perkembangan proyek lebih mungkin mencapai hasil yang sukses.
Komunikasi yang efektif tambah Dr Aqua Dwipayana, membantu karyawan untuk lebih mudah beradaptasi dengan perubahan dalam organisasi. Pemberian informasi yang tepat waktu dan pemahaman tentang alasan di balik perubahan dapat mengurangi resistensi dan memfasilitasi adaptasi yang lebih cepat.
Dalam pandangan Dr Aqua Dwipayana, komunikasi yang baik dapat berkontribusi pada peningkatan kinerja. Hal ini bersumber pada hadirnya keterbukaan dan transparansi. Komunikasi yang terbuka dan transparan membantu menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa diberi informasi yang cukup untuk memahami konteks dan arah perusahaan. Ini dapat mengurangi ketidakpastian dan meningkatkan rasa kepercayaan.
“Kemudian, karyawan yang memahami tujuan perusahaan dan bagaimana peran mereka berkontribusi terhadap tujuan tersebut lebih mungkin merasa termotivasi dan terhubung dengan visi organisasi. Komunikasi yang jelas tentang misi, visi, dan tujuan membantu menciptakan pemahaman bersama,” kata Dr Aqua Dwipayana menegaskan.
Meningkatkan Efektivitas Kerja
Pria yang hobi menulis ini mengatakan keterampilan komunikasi yang baik adalah salah satu aspek kunci untuk meningkatkan efektivitas kinerja karyawan. Oleh karena itu, setiap perusahan wajib mendorong dan mengembangkan keterampilan berkomunikasi para pegawainya dalam segenap aspek
Dalam paparan menjelang sesi sharing, Dr Aqua Dwipayana menjelaskan bahwa keterampilan komunikasi yang baik adalah salah satu aspek kunci untuk meningkatkan efektivitas kinerja karyawan. Sehingga mutlak semua pegawai tanpa terkecuali, selain menekuni tugasnya masing-masing, secara paralel mendalami komunikasi.
Menurut pria yang berasal dari Kota Padang, Sumatera Barat ini, untuk meningkatkan kemampuan komunikasi para karyawan, bisa dilatih secara otodidak. Tidak harus khusus mendalami Ilmu Komunikasi pada pendidikan formal seperti yang dilakukannya. Terpenting melaksanakannya secara konsisten, serius, dan sungguh-sungguh.
Selama ini Dr Aqua Dwipayana mengamati banyak pegawai yang sukses dalam berkomunikasi meskipun latar belakang pendidikannya bukan Ilmu Komunikasi. Itu karena mereka selalu berkomunikasi menggunakan hati dan hati-hati.
Pria dengan jejaring pertemanan sangat luas tersebut kemudian menyodorkan beberapa keterampilan komunikasi inti yang dapat membantu karyawan untuk menjadi lebih efektif dalam pekerjaan. Pertama, Keterampilan Mendengarkan (Listening Skills) yakni kemampuan untuk mendengarkan dengan penuh perhatian, memahami, dan merespons dengan baik semua informasi yang diberikan oleh rekan kerja, atasan, atau pelanggan sangatlah penting.
Kedua, imbuh Dr Aqua Dwipayana, Keterampilan Berbicara (Speaking Skills). Hal ini mengacu pada kemampuan untuk menyampaikan ide atau informasi dengan jelas, singkat, dan tepat dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Karyawan harus mampu mengungkapkan keinginan atau maksud mereka dengan jelas tanpa menyebabkan kebingungan.
“Selanjutnya, Keterampilan Menulis (Writing Skills). Karyawan juga perlu memiliki keterampilan menulis yang baik, terutama dalam konteks komunikasi tertulis seperti e-mail, laporan, atau dokumen resmi lainnya. Kemampuan untuk menyusun pesan dengan baik dapat mencegah kekeliruan dan meningkatkan profesionalisme,” ujar pria yang senang menolong orang lain tersebut.
Kemudian, ungkap mantan wartawan di banyak media besar ini adalah Keterampilan presentasi. Bagi karyawan yang sering berhadapan dengan banyak orang, keterampilan presentasi yang baik sangat diperlukan. Ini mencakup kemampuan merancang presentasi yang efektif, berbicara dengan percaya diri, dan merespons pertanyaan dengan baik.
Dr Aqua Dwipayana juga menyoal tentang Empati. Pria yang hobi silaturahim tersebut menyebutnya sebagai kemampuan untuk memahami dan merasakan perasaan orang lain merupakan aspek penting dari komunikasi yang efektif. Empati membantu dalam membangun hubungan yang kuat dan berkelanjutan dengan rekan kerja, atasan, dan pelanggan.
“Karyawan juga harus diberikan pemahaman tentang Keterampilan Menyelesaikan konflik. Dalam lingkungan kerja, konflik dapat muncul. Pegawai yang dapat mengelola dan menyelesaikan konflik dengan cara yang konstruktif akan mendukung suasana kerja yang positif. Hal ini ditopang oleh Keterampilan Negosiasi. Dalam beberapa situasi, keterampilan negosiasi dapat sangat berguna, terutama ketika bekerja dengan berbagai pihak yang memiliki kepentingan yang berbeda. Karyawan yang mahir dalam negosiasi bisa mencapai solusi yang saling menguntungkan,” kata Dr Aqua Dwipayana menguraikan.
Menurut pembicara laris yang telah memotivasi lebih dari sejuta orang ini, yang juga esensial adalah Keterampilan Pemahaman Budaya (Cultural Awareness). Jika bekerja dalam lingkungan multikultural, pemahaman terhadap perbedaan budaya sangat penting. Karyawan perlu menyadari perbedaan budaya dalam komunikasi untuk menghindari kesalahpahaman.
Lebih jauh disampaikan motivator ulung ini, juga tentang Keterampilan Mengelola Waktu. Komunikasi yang efektif juga melibatkan kemampuan mengelola waktu dengan baik. Karyawan harus tahu kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi, memberi respons, dan menyelesaikan tugas.
Terakhir adalah Keterampilan Penggunaan Teknologi Komunikasi. “Dengan perkembangan teknologi, karyawan perlu memiliki keterampilan menggunakan alat komunikasi modern seperti e-mail, pesan instan, dan platform kolaborasi online,” ucap Dr Aqua Dwipayana.